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segunda-feira, 29 de novembro de 2010

Briga de cachorro grande - Portifolio

Talvez você já tenha ouvido esta frase, que em resumo significa: Sai de perto que pode sobrar pra você. Nestas horas, onde manda quem pode e obedece quem tem juízo, o melhor é evitar chamar a atenção para evitar problemas futuros. Brincadeiras a parte, vamos ao que interessa, que é falar sobre gerenciamento de portifolio.

Nas organizações em geral os recursos disponíveis (pessoas, equipamentos, infra-estrutura e dindin) não são infinitos e usualmente (ou sempre) precisam ser priorizados.

É neste momento, onde ocorre o conflito de interesse entre dois ou mais projetos é que entra a figura do Cachorro Grande. Aquela pessoa dona de uma caixinha no organograma da empresa responsável por decidir o que é prioritário para a organização. Esta entidade pode ser, por exemplo:
  • um gerente de programa que tem a função de gerenciar um portifolio de projetos.
  • ou um gerente de conta, responsável por administrar as demandas de um grande cliente.
Quando o conflito envolve um mesmo cliente, o problema não é dos maiores uma vez que o cliente vai ser 'compreensivo' com ele mesmo e vai ajudar a priorizar o que lhe for mais conveniente.

Entretanto, se o problema envolver contas (programas) diferentes, com clientes distintos, o problema ganha um grau de dificuldade maior. Muito provavelmente, nenhum dos dois (ou mais) clientes vai querer abrir mão de seus interesses em benefício de outra empresa (que pode até mesmo ser concorrente). Mas claro, o Cachorro Grande não deve deixar que estas duas entidades, sequer, tomem conhecimento uma da outra.

Este gerenciamento de portifolio num ambiente dinâmico e competitivo não é uma tarefa simples. Requer controle, organização, estratégia, foco e, principalmente, resultados.

Para executar esta tarefa de forma adequada é preciso:
  • entender as demandas
  • definir parâmetros e regras para seleção dos projetos
  • identificar restrições
  • análisar os riscos
  • avaliar os benefícios (ROI, por exemplo)
  • conhecer a capacidade da organização (em termos de recursos)
Mas, voltando ao nosso cenário de conflito entre os projetos, podemos ter pontos de vista diferentes:

  • Organização executora (contratada), colocar todos os ovos em uma única cesta (ou cliente) pode não ser uma boa estratégia já que num futuro não muito distante é possível que esta fique com seus recursos desalocados (e consequentemente, agregando custos para a organização).
  • Organização contratante é bem possível que haja uma certa 'pressão' para conseguir que tudo seja entregue o mais rápido possível. E é bastante provável que esta não esteja preocupada com os problemas da organização executora.
E o gerente do projeto? Como fica nesta história toda? Bem, se você é o responsável por um (ou mais) dos projetos que precisam de priorização, cabe a você, principalmente, identificar as necessidades de cada projeto e levá-las ao Cachorro Grande. Mas, obviamente, você pode (e até mesmo deve) ajudar e participar dessa priorização já que ela deverá ser feita de maneira interativa.

quarta-feira, 24 de novembro de 2010

Cadê o tempo que estava aqui?

Por que é que parece que no fim de ano sempre acontece muita coisa? Tanto coisas boas quanto as ruins.
São projetos novos e urgentes chegando. Projetos em andamento que começam a dar problemas. Falta de projetos.

O problema é, como lidar com tudo isso, garantindo as entregas e mantendo a equipe motivada.
Esta, com certeza, não é tarefa nada fácil. E o tempo pra tudo isso? Será que vai dar?
  • De um lado você tem equipes operando no seu máximo para resolver os problemas de um projeto que está em vias de terminar.
  • De outro você tem pessoas (especialistas) trabalhando 120% para atender a área de vendas e garantir que novos projetos sejam vendidos e, posteriormente, entregues. Tudo este ano.
  • E aproveitando a disponibilidade de lados, temos num outro está uma turma que, pela falta de projetos, ou melhor, pela sua sazonalidade, fica operando entre os níveis máximos e mínimos (ou zero) de demanda.
Então, se você é o sortudo para lidar com esta variedade de projetos, meus pêsames, você está com um abacaxi (que mais parece um ouriço do mar) pra descascar. Afinal, você é multitarefa e tem seu portifolio de projetos para gerenciar. (clique no link para ver uma lista das competências do gerente de projeto).

Pois bem, com este portifolio nada comportado na mão, sua lista de afazeres não é nada pequena:
  • motivar e manter focada a equipe atarefada
  • obter o comprometimento de todos
  • animar a turma que tem tido tempo ocioso
Pois essa é uma daquelas situações que a turma do buteco chama de "Sinuca de Bico". Ou seja, você está no canto, cercado de problemas, e tem que achar um caminho 'seguro' desviando dos inúmeros obstáculos que podem, a qualquer momento, te colocar em situação de xeque-mate.

Esta situação pode levar você e sua equipe a uma condição de baixa produtividade (acarretada pelas mais variadas razões pessoais e/ou profissionais).

Você vai, com certeza precisar:
 E no final, se tudo mais falhar, você tem a opção de mirar para algum dos lados da mesa de bilhar e dar aquela tacada com força. Claro que isso não seria gerenciar, mas sim, contar com a sorte.

quarta-feira, 17 de novembro de 2010

Festa de fim de ano (Stakeholders)

O ano está quase acabando e, bem, algumas empresas devem promover a tão esperada e desejada festa de fim de ano.

Para alguns, um evento 'imperdível', para outros, um carma que tem que ser superado ano após ano.

Independentemente de como cada um encara este momento de celebração das empresas, a sua organização não é tarefa fácil.

Para ilustrar nossa discussão, vamos considerar uma empresa com aproximadamente 500 funcionários. Não é lá das maiores, mas, já requer planejamento e um certo inve$timento.

Algumas perguntas iniciais:
  • Festa somentes para os funcionários? Ou os familiares também vão?
  • Quem será considerado família? Somente cônjuges e filhos? Pais de funcionários?
  • Funcionários terceirizados também serão convidados?

Como já dá pra perceber, muitas variáveis para considerar. Claro que algumas dessas perguntas são automaticamente respondidas em fução do orçamento disponível.

Mas, esta empresa fictícia não tem problemas com o orçamento. :)

Continuando nossa peregrinação pelo planejamento desse projeto, mais algumas perguntas:
  • Onde será feito o evento?
  • Que horas vamos começar?
  • Que orientações precisamos passar aos participantes?
  • Como será feito o controle de acesso?
  • Transporte até o local? Cada um 'se vira'?
Melhor interromper esta lista senão, não terá fim e vamos perder o objetivo desse post que é o de falar sobre Gerenciamento de Stakeholders.

Nesta festinha para 500 pessoas (ou mais de 1000 contando com a família), temos uma quantidade de stakeholders praticamente infinita do ponto de vista de necessidades e expectativas a serem atendidas/gerenciadas.
  • De um lado, o sponsor (CEO, Presidente, proprietário da empresa, etc.), que embora queira promover este momento de confraternização, precisa estabelecer um orçamento que não seja 'ofensivo' para a empresa (e seus acionistas, se estes existirem).
  • De outro lado, a 'massa', que deu duro o ano todo para contribuir para os resultados positivos da empresa e espera, um mínimo de reconhecimento.
Como este é um polígono de n lados.....vamos acrescentar mais alguns.
  • De outro lado ainda, uma turma que não está nem aí para o evento e vai somente para marcar presença.
  • Mais um lado, conta com a turma da organização que está acumulando esta função na empresa e também empenhando seu tempo livre para fazer deste um evento inesquecível.
  • Mas, tem um lado também que compreende a turma que vai trabalhar no evento (garçons, churrasqueiros, seguranças, salva-vidas, enfermaria, DJ, etc.).
Enfim, muita, muita gente pra ajudar e atrapalhar ao mesmo tempo.

Mas, voltemos a definição do que vamos ter neste evento. Imagine-se perguntando para cada um desses stakeholders o que ele(a) deseja!! Se você ousasse fazer isso e criasse uma lista, ela com certeza teria um número enorme de linhas com os interesses mais diversos, variados e, pra completar, conflitantes.

Vamos falar o português claro, é quase como agradar gregos, troianos, ortodoxos, vegetarianos e platelmintos ao mesmo tempo. Então, para ser prático e conseguir produzir um bom evento, é hora de fazer escolhas que, inevitavelmente vão encantar alguns e desagradar outros.

Resumindo, gerenciar efetivamente todos esses stakeholders é uma tarefa digna para um membro da equipe do "Missão Impossível".

Que tal fazer uma pesquisa na intranet da empresa pra descobrir o que as pessoas querem? A intenção é boa, mas os resultados, difíceis de serem organizados e condensados.

Pode-se até fazer a pesquisa, mas, pense bem antes de deixar campos para comentários. A menos que você esteja com tempo e paciência de sobra pra ler tudo e se espantar com a criatividade que nestes momentos aflora com toda força.

Faça a pesquisa como aquela provas que você tanto gostava no colégio: com questões de múltipla escolha. De preferência restrinja a 2 opções. Assim, você obtém maioria absoluta (50% +1) e, democraticamente, obtém apoio suficiente para não ser execrado depois.

Infelizmente não vou esgotar o assunto neste posto, mesmo porque, parece quase inesgotável. Então, vou encerrar perguntando:

Você, como stakeholder principal desse meu projeto de compartilhar ideias, o que achou desse post?
(1) Ótimo
(2) Excelente

sábado, 13 de novembro de 2010

Onde está o meu queijo?

Isso foi exatamente o que falei para o garçom depois de alguns vários muitos minutos esperando aquela tábua de queijos.

Mas, um outro 'queijo' importante pra mim refere-se a carreira de gerente de projetos. Agora a pouco estava eu dando uma olhada pela net e me deparei com um post interessante sobre carreira. Quando li este post, lembrei-me do famoso livro "Quem mexeu no meu queijo". O livro até que é bom. Claro, se você parar para refletir num nível mais alto do que simplesmente fiquer observando dois ratos conversando (senão, é melhor ir assistir ao Tom & Jerry que vai ser mais divertido).

Mas, vamos ao que realmente interessa. Algumas carreiras, e com a de gerente de projetos não está sendo diferente, passam por diferentes estágios:
  • Estágio 1: Ninguém valoriza.
  • Estágio 2: Alguns começam a prestar atenção nela.
  • Estágio 3: Todos querem seguir esta carreira (e o mercado a querer estes profissionais).
  • Estágio 4: Está começando a sobrar profissional no mercado.
  • Estágio 5: Parabéns, você acaba de se tornar uma commodity.
Então, como fazer para ficar atento ao que acontece no mercado de trabalho e ter sempre um novo "queijo" disponível em algum outro lugar?

Bem, no post sobre o 'ciclo de carreira' o autor dá umas dicas interessantes. Mas, aplicá-las, parece requerer um esforço bastante grande. Ou seja, me parece que vamos estar sempre tentando alcançar a cenoura. Sempre tendo que manter um grande esforço para um benefício, digamos, 'normal' ou básico.

A matemática desta equação de inúmeras variáveis começa a ficar cada vez mais complexa. Veja só o problema:
  • Trabalhar muito para conseguir recur$o$ para poder manter-se atualizado para poder manter o fluxo de  recur$o$.
  • Mas, trabalhar muito implica em menos tempo para manter-se atualizado.
  • Então, passamos a viver o dilema de tostines. Precisamos de tempo para poder ter tempo.
Este blá..blá..blá...todo parece não ter fim. Cada hora me ocorre mais uma coisa que pode incrementar o assunto e proporcinar mais discussões. Mas o problema fundamental continua:
Como se diferenciar em uma carreira cada vez mais desejada e 'commoditizada'?

Cursos? Treinamentos? Networking? Certificações? Bem, tudo isso ajuda, ou melhor, é essencial, mas, será que vale a pena?

Então, onde estará seu próximo queijo? O meu, bem, este o garçom acabou de trazer.

quinta-feira, 4 de novembro de 2010

O que é estratégia?

Partindo de um problema a ser resolvido ou da vontade de atingir determinado objetivo é preciso estabelecer os passos e  as estratégias para chegar lá. Ou seja, identificar os problemas e definir maneiras de "atacá-los" para conseguir seu intuito.

Entretanto, cada passo por si só, também pode precisar de uma estratégia. Confuso? Vou tentar melhorar a informação. Então, para isso vou escolher um objetivo/Meta: Graduar-se!

Pois bem, com o seu alvo escolhido é preciso traçar o plano, estabelecer as metas e, claro, traçar a(s) estratégia(s). No que ser refere ao plano, as faculdades e universidades já fazem parte do trabalho estabelecendo o conteúdo programático e o encadeamento lógico (grade curricular) entre as disciplinas (semestrais ou anuais). Então, para nortear as estratégias é preciso primeiro definir objetivos de curto, médio e longo prazos.

Por exemplo, um objetivo de curto prazo pode ser o de 'passar' (ser aprovado) na disciplina do semestre corrente. Já um objetivo de médio prazo pode ser o de concluir o curso com aprovação em todas as disciplinas. E um objetivo de longo prazo que me parece interessante pode ser o de tornar-se um profissional capacitado e reconhecido na sua área de atuação.

E quais seriam as estratégias possíveis para atingir cada um dos objetivos? A resposta é bastante ampla, então, vou escolher algumas estratégias potenciais, mas não necessariamente efetivas. :)

Para o problema (ou objetivo) de curto prazo, que é o sucesso em uma disciplina específica, pode-se estabelecer:
  • Frequentar todas as aulas.
  • Estudar 'n' horas por dia.
  • Implorar nota para o professor na correção da prova.
As duas primeiras estratégias são bastante promissoras. Entretanto, sensibilizar o professor da disciplina para obter a nota mínima para ser aprovado na mesma (embora não ética) pode até resolver os problemas de curto (e até de médio prazos), porém, em contrapartida, afeta de maneira importante o objetivo de longo prazo.

Avançando mais nas estratégias de médio prazo, vamos considerar:
  • Analisar a afinidade e habilidades pessoais nos conteúdos das disciplinas de cada semestre e preparar-se antecipadamente.
  • Manter um padrão de estudo diário/semanal conveniente.
  • Criar grupos de estudo.
  • Continuar implorando notas de forma sistemática e, digamos, quase profissional.
  • Fazer uma simpatia qualquer.
Como se pode ver, à medida que os objetivos se tornam mais amplos e distantes (no tempo) as estratégias começam a se tornar mais complexas e carentes de novos planos.
Então, chegamos ao objetivo de longo prazo (tornar-se um profissional reconhecido). Aqui, como já se era de esperar as estratégias precisam ser melhor elaboradas, envolvendo diferentes ações (ou iniciativas estratégicas) que visem proporcionar sustentação para a mesma. Neste nosso caso, vamos considerar algumas:
  • Adquirir conhecimentos adicionais aos da grade curricular do curso (idiomas, ferramentas, técnicas), enfim, outras capacitações.
  • Procurar um bom estágio para formação complementar.
  • Participar de fóruns específicos para acompanhar e conhecer as tendências de mercado.
  • Torcer para que a simpatia funcione.
  • Acreditar, com força, que todos os demais profissionais também fizeram o mesmo que você, ou seja, sentaram e esperaram que tudo desse certo com o mínimo esforço.
Resumindo:
  • Defina Objetivos.
  • Estabeleça Planos.
  • Defina Estratégias.
  • Execute as Ações.
  • Enfraqueça a concorrência....'Twitte' este post.