Para alguns, um evento 'imperdível', para outros, um carma que tem que ser superado ano após ano.
Independentemente de como cada um encara este momento de celebração das empresas, a sua organização não é tarefa fácil.
Para ilustrar nossa discussão, vamos considerar uma empresa com aproximadamente 500 funcionários. Não é lá das maiores, mas, já requer planejamento e um certo inve$timento.
Algumas perguntas iniciais:
- Festa somentes para os funcionários? Ou os familiares também vão?
- Quem será considerado família? Somente cônjuges e filhos? Pais de funcionários?
- Funcionários terceirizados também serão convidados?
Como já dá pra perceber, muitas variáveis para considerar. Claro que algumas dessas perguntas são automaticamente respondidas em fução do orçamento disponível.
Mas, esta empresa fictícia não tem problemas com o orçamento. :)
Continuando nossa peregrinação pelo planejamento desse projeto, mais algumas perguntas:
- Onde será feito o evento?
- Que horas vamos começar?
- Que orientações precisamos passar aos participantes?
- Como será feito o controle de acesso?
- Transporte até o local? Cada um 'se vira'?
Nesta festinha para 500 pessoas (ou mais de 1000 contando com a família), temos uma quantidade de stakeholders praticamente infinita do ponto de vista de necessidades e expectativas a serem atendidas/gerenciadas.
- De um lado, o sponsor (CEO, Presidente, proprietário da empresa, etc.), que embora queira promover este momento de confraternização, precisa estabelecer um orçamento que não seja 'ofensivo' para a empresa (e seus acionistas, se estes existirem).
- De outro lado, a 'massa', que deu duro o ano todo para contribuir para os resultados positivos da empresa e espera, um mínimo de reconhecimento.
- De outro lado ainda, uma turma que não está nem aí para o evento e vai somente para marcar presença.
- Mais um lado, conta com a turma da organização que está acumulando esta função na empresa e também empenhando seu tempo livre para fazer deste um evento inesquecível.
- Mas, tem um lado também que compreende a turma que vai trabalhar no evento (garçons, churrasqueiros, seguranças, salva-vidas, enfermaria, DJ, etc.).
Mas, voltemos a definição do que vamos ter neste evento. Imagine-se perguntando para cada um desses stakeholders o que ele(a) deseja!! Se você ousasse fazer isso e criasse uma lista, ela com certeza teria um número enorme de linhas com os interesses mais diversos, variados e, pra completar, conflitantes.
Vamos falar o português claro, é quase como agradar gregos, troianos, ortodoxos, vegetarianos e platelmintos ao mesmo tempo. Então, para ser prático e conseguir produzir um bom evento, é hora de fazer escolhas que, inevitavelmente vão encantar alguns e desagradar outros.
Resumindo, gerenciar efetivamente todos esses stakeholders é uma tarefa digna para um membro da equipe do "Missão Impossível".
Que tal fazer uma pesquisa na intranet da empresa pra descobrir o que as pessoas querem? A intenção é boa, mas os resultados, difíceis de serem organizados e condensados.
Pode-se até fazer a pesquisa, mas, pense bem antes de deixar campos para comentários. A menos que você esteja com tempo e paciência de sobra pra ler tudo e se espantar com a criatividade que nestes momentos aflora com toda força.
Faça a pesquisa como aquela provas que você tanto gostava no colégio: com questões de múltipla escolha. De preferência restrinja a 2 opções. Assim, você obtém maioria absoluta (50% +1) e, democraticamente, obtém apoio suficiente para não ser execrado depois.
Infelizmente não vou esgotar o assunto neste posto, mesmo porque, parece quase inesgotável. Então, vou encerrar perguntando:
Você, como stakeholder principal desse meu projeto de compartilhar ideias, o que achou desse post?
(1) Ótimo
(2) Excelente
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