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quinta-feira, 27 de janeiro de 2011

Formação de Equipes de Projeto

Escolher a equipe adequada para um projeto é, além de uma tarefa muito importante para o sucesso do projeto, um exercício que requer:
  • organização: para estabelecer metas.
  • foco: para se concentrar nas demandas mais importantes.
  • paciência: para encontrar a combinação "ótima" de recursos.
  • negociação: para conseguir ganhar prioridade sobre outros projetos e trazer os talentos para seu time.
Pois bem, para analisar este processo de Formação de Equipe de Projeto vou abordar um caso prático que vivenciei.

Neste projeto o objetivo principal era: Beber o máximo número de copos de cerveja no menor intervalo de tempo. Isso mesmo, beber até não aguentar mais.

Este evento fez parte de uma competição promovida entre diferentes butecos da cidade. Claro que o objetivo principal era o de integração, diversão e bebedeira. Mas, colocar alguns KPIs (números, percentagens, metas, etc.) na brincadeira, não faz mal não é mesmo?!

Desafio aceito (O Buteco não poderia ficar de fora dessa celebração..digo..competição), então, era hora de planejar este projeto que, embora não precisasse de todo formalismo descrito por metodologias consagradas, seria bom ter um mínimo de organização para aumentar as chances de vitória. Se bem que na realidade, este projeto não vai ter perdedores, mas, sim, bebedores.
Quase me esqueci de mencionar, os donos de cada um dos butecos seriam os técnicos, gerentes, incentivadores e promotores. Então, chapéu de gerente de projeto na cabeça e vamos ao plano!
Pois bem, com o objetivo claramente traçado era preciso escolher com cuidado a equipe, que vou chamar a partir de agora de "Drink Team".

Precisava ter uma equipe capaz de conseguir atingir a meta e levar o nome do Buteco para o hall da fama.
Obviamente que a equipe do projeto seria então formada pelos frequentadores (assíduos) do Buteco. Então, comecei a analisar as diferentes criaturas que aqui vem afogar suas mágoas e também se descontrair. E foi assistindo a um torneio de atletismo na TV que tive a ideia de comparar meus clientes com dois tipos básics de corredores:
  • maratonista: mantém um ritmo constante e consegue beber grandes quantidades, mas, precisam de longos intervalos de tempos. A rodada pode ser longa, mas, tem que ser somente uma, e nada de correria, é preciso saborear.
  • velocista: bebe bastante de uma vez, mas, se satisfaz rapidamente e demora um tempo até estar pronto para a próxima (rodada). Além disso, costuma virar um pentelho depois do tanque cheio.
Como o torneio de bebedeira tinha duração determinada e de nada valia beber mais rápido cada copo, mas sim, a quantidade de copos (litros), o maratonista seria uma ótima opção. Entretanto, como o tempo da prova não era dos mais longos (2h), talvez fosse bom pensar em ter algum velocista no início (pra motivar a equipe, como o 'coelho' das provas) ou no final, para aquele sprint final e ganhar mais alguns copos.
Lá no Buteco frequentam figuras antológicas (quase mitológicas) e, certamente, bastante alco_ó_licas. Gente com tanques de armazenagem com grande capacidade (panças de todo jeito), mas também, alguns pangarés raquíticos que consegem ingerir bastante líquido.
Algumas dessas figuras são:
  1. Zé do copo: esse bebe rápido, mas, se embriaga mais rápido ainda, ou seja, é um velocista.
  2. Zeca: cara fiel a uma única marca de cerveja, um maratonista nato, e duro na queda (são necessários muitos copos para derrubá-lo). Ele sempre me 'ajuda' a fechar o Buteco, é o último a sair.
  3. Tia Tetê: a idade dela ninguém sabe, e se descobrir e divulgar, vai acabar tendo problemas. Mas, além de gente boa, é bem boa, mas de copo.
  4. Jão: de tão frequente que é no Buteco, quase que preciso colocar um ponto eletrônico e dar um crachá pra ele. Mas, esse só cerca o frango, um copo dura muito tempo na mão dele. Acho que ele serve pra ficar na torcida.
  5. Pimpolho: cara de novinho e idade avançada (o apelido é por causa da estatura, mas não conte pra ele). E esse, bem, acho que ele bebe só água com gás. Seria um bom motorista pra entregar a turma em casa depois da disputa.
  6. QuéQué: Ganhou o apelido por causa das telenovelas. Ele até que bebe bem, mas o que faz mesmo é xavecar (talvez troquemos o apelido dele pra Fala Mansa). Pra esse, ainda tenho que pensar uma função.
  7. Anônimos e Anônimas: tantos outros que com habilidades diferentes, também estão sempre pelo bar.
Creio que você já entendeu o espírito da coisa. Mas agora, tenho que traçar uma estratégia, escolher os integrantes e planejar a atuação de cada um. Bem, tem muito trabalho ainda, então, melhor continuar em outro post....é muita informação.

    sexta-feira, 14 de janeiro de 2011

    Gestão "Good Cop, Bad Cop"

    Talvez você já conheça a tática psicológica utilizada em interrogatórios de suspeitos (wikipedia) onde um policial 'bonzinho' (good cop) se mostra amigo, compreensivo e tenta ganhar a confiança do suspeito; e  outro (bad cop) que tem atitudes, digamos, um pouco mais animalescas e procura intimidar (física e psicologicamente) o suspeito para conseguir a informação que deseja.

    Pois bem, estas duas forças, alternadamente e em conjunto, vão minando as resistências dos indivíduos interrogados até conseguir o objetivo principal que é o de obter sua confissão.

    Mas que relação isso tudo tem com o gerenciamento de projetos? A resposta é: Gestão de Pessoas!.

    Como dizem os desenvolvedores de software, 'se não fossem os usuários, não haveriam bugs de software'. E no caso dos projetos, 'se não houvessem pessoas, não haveriam conflitos e problemas'. Pois bem, partindo dessa premissa, de que se você tem que interagir com pessoas, prepare-se, você terá muitas surpresas, vamos ver como utilizar a técnica do Good Manager, Bad Manager, principalmente na gestão de problemas.

    Uma situação rotineira é a de que os problemas que ocorram durante o andamento do projeto sejam reportados à você, gerente desse projeto, certo? Então, normalmente cabe a você a decisão de que atitude tomar em função das estratégias previamente estabelecidas, certo? Mas, não cabe a você executar as atividades propostas, e sim, cabe às pessoas (os recursos alocados no projeto) realizar o que for necessário, certo?

    Resumindo: Você é o responsável pelos problemas que ocorrem, Você precisa saber o que deve ser feito, mas, quem vai fazer são outras pessoas.

    Até aí, nenhuma novidade, C'est la Vie!

    Neste momento, onde você parece um ímã atraindo toda a sorte de problemas para o seu lado, é que você precisa respirar fundo, contar até 1bilhãoquatrocentosetrintaesetemilhõesnovecentosecatorzemil..... e resolver se está na hora de usar o chapéu 'Good' ou o chapéu 'Bad'.

    Escolhendo o chapéu, você escolhe que tipo de abordagem vai adotar com as pessoas que vieram atrás de você em busca de orientação, de rumo, ou até mesmo, em busca de ver a sua cara quando souber o que está acontecendo com o projeto que é de sua inteira responsabilidade.

    Mas, vamos ao que interessa...

    Neste tipo de gestão você vai adotar a política do 'Bate e Assopra', ou seja, em um dado momento você vai usar o 'chicote' da autoridade que lhe foi concedida para gerenciar o projeto e colocar a turma pra trabalhar e encontrar a solução para o problema, enfim, você vai 'bater' sem dó nem piedade. Já no momento seguinte, você vai ser mostrar compreensivo, prestativo e vai empenhar esforços junto com a equipe para encontrar um caminho que satisfaça às necessidades do projeto.

    Uma maneira de aplicar esta 'técnica' é fazer com que a equipe sinta que ela, junto com você, é responsável pelo resultado do projeto (que infelizmente eles teimam em 'esquecer'). Ou seja, você chama todo mundo na 'chincha' pede empenho, dedicação, profissionalismo, etc. Por outro lado, digamos que por exemplo seu problema seja de atraso no cronograma. Pois bem, junto com o cliente, e sem a equipe saber, você (usando de toda a astúcia e arte de negociação que lhe são características) negocia um novo prazo para a entrega (vamos supor mais 1 mês). Assim, você foi o 'Bad Manager' fazendo a turma trabalhar pra valer, mas também foi o 'Good Manager' que negociou um novo prazo.

    Obviamente que você não pode perder o foco em 'encantar' seu cliente e garantir a entrega do projeto.

    Voltando para a equipe você, depois de alguns dias onde eles estão mais do que empenhados e fazendo aquele esforço extra para concluir o projeto, traz a feliz informação de que você consegui mais 15 dias para a conclusão do projeto (Não vá entregar o ouro todo para o 'bandido' e mostrar tudo que tem. Não vá deixar uma nova oportunidade para síndrome do estudante entrar em ação).

    Com isso, você:
    • mostrou ter pulso na condução do projeto (Bad).
    • conseguiu verificar quem são as pessoas empenhadas e comprometidas na sua equipe (Good/Bad).
    • garantiu que a sua empresa não vai ter problemas com o cliente (Very Good!).
    • e agradou seu time indo atrás de mais prazo para a conclusão das atividades (Good).

    Posso garantir, a técnica é mais do que boa. "Bater e assoprar" mantém as pessoas ativas e espertas quando 'apanham', mas também a faz se sentirem 'protegidas' quando você 'assopra'.

    O problema é quando o stress do dia a dia faz com que a porção 'Bad' da sua personalidade se sobressaia à sua porção 'Good'. Nesta hora, a tendência é a de que os problemas se multipliquem. Mas também, se você estiver sempre no ritmo 'Paz e Amor', a turma relaxa e nada sai como e quando deveria.

    terça-feira, 4 de janeiro de 2011

    Buffer em projetos

    Se você manteve a média dos últimos (todos) anos, você (assim como eu) certamente acumulou bastante energia na forma de calorias depois das ceias de Natal e Réveillon. Mas, também é claro, que as inúmeras ceias, celebrações, happy hours e outras tantas extravagâncias gastronômicas das últimas semanas do ano de 2010 também deram sua contribuição.

    Então, energia pra encarar a volta ao trabalho não deve faltar. Veja bem que estou falando de energia e não necessariamente de disposição.

    Assim como ocorreu com suas medidas (hora de comprar calças novas!) é importante ter sempre uma 'sobrinha' nos projetos para absorver potenciais (muito prováveis) problemas que, certamente, vão requerer dispêndio financeiro para a sua solução.

    No seu caso, uma boa dose de academia, caminhadas e almoços rápidos de lanches 'light' durante 2011 devem ajudá-lo a recuperar a velha forma (que, mesmo sendo uma forma de pera, mas que não precisa ser uma pera de Itu).

    Já nos seus projetos, a 'economia' (ou acúmulo de energia) pode ser por meio de:
    • Ótimo desempenho da equipe (gastando menos tempo do que o planejado na execução de tarefas).
    • Orçamento previsto no plano de projeto que é normalmente reservado para problemas (claro que se sobrar mesmo, você não vai ficar com este valor disponível para outro projeto).
    • Passar a sacolinha em projetos lucrativos (mas isto, não é lá muito digno, ético e divertido de se fazer).

    As opções acima, embora válidas, vão depender muito de como sua organização trata as questões financeiras dos projetos.

    Já no seu caso específico, talvez uma cinta modeladora do Dr. Hollywood o ajude a entrar naquele terno de grife que você tem para participar de uma reunião importante marcada de última hora.

    No mais, vale a boa e velha regra: "Gaste menos do que ganha", ou, no caso dos projetos, "Gaste menos do que planejou". Além de evitar desgastes e correrias, você sai bem na 'fita' e ainda continua sendo um candidato à uma promoção.